APRESENTAÇÃO GERAL
Gostaríamos de agradecer a confiança pela escolha
da nossa empresa e realçar que o vínculo que estamos estabelecendo a partir de
agora é de uma verdadeira PARCERIA e não de uma simples relação entre Cliente e
Fornecedor. Dessa forma, o comprometimento de ambas as partes é fundamental
para o sucesso e continuidade do projeto.
Os serviços prestados por nós têm o objetivo final
de monitorar todos acessos ao condomínio, seja veicular ou de pedestre, além
dos dispositivos e procedimentos de pânico e emergência localizados nos
controles veiculares e no sistema de acesso de pedestre.
Os procedimentos operacionais adotados foram
formatados para atender às necessidades do Condomínio e de seus moradores.
Sendo assim, caso julgue necessário alguma alteração, favor nos comunicar para
que possamos avaliar as melhorias sugeridas.
Em caso de disparo do sistema de alarme ou
acionamento de pânico, a Focus Mind receberá o sinal da ocorrência em sua
Central de Monitoramento 24hs e tomará as devidas providências operacionais,
comunicando imediatamente os órgãos competentes – como, por exemplo, a Polícia
Militar (190) – e acionando a equipe operacional de rua.
Nas páginas seguintes apresentaremos detalhes
operacionais, meios de contatos disponíveis e demais informações importantes
sobre a PORTARIA REMOTA.
CONSIDERAÇÕES INICIAIS
O sistema implantado de PORTARIA REMOTA tem como
objetivo a eliminação das principais vulnerabilidades do Condomínio. Dessa
forma, os processos e procedimentos devem ser transparentes para os moradores,
funcionários e visitantes. Essa nova tecnologia garante aos condôminos maior
segurança e a única diferença é que o Porteiro do prédio está distante
fisicamente, mas os procedimentos são os mesmos como: identificação dos
visitantes, solicitação de autorização para entrada de pessoas, mercadorias,
entre outros.
Passado o período de adaptação ao novo modelo de
portaria, com os condôminos já familiarizados às novas ferramentas implantadas,
passaremos a ter um eficiente sistema de segurança.
Com o funcionamento adequado do sistema, será
possível detectar uma invasão, retardar a ação do invasor, acionar as
Autoridades e fazer rápida comunicação aos moradores e demais envolvidos. A
somatória desses procedimentos resultará na inibição de possíveis ações de
bandidos ou no seu retardo.
Na segurança há dois tipos de estratégias. Uma
delas é a tática de ataque, referindo-se à repressão; a outra é a tática de
defesa, utilizando-se da prevenção, que é exatamente a que estamos implantando
no seu Condomínio.
Ressaltamos que as orientações de segurança para a
aplicação dos procedimentos são tão ou mais importantes do que a própria
elaboração das mesmas. Ou seja, é quando os detalhes estudados são transmitidos
a todos os condôminos e são por eles compreendidos; é quando os condôminos
ficam cientes das práticas cotidianas que devem seguir e das razões para tal.
Por isso, sempre em caso de dúvida, pergunte até esclarecê-las.
Por fim, garantimos que a PORTARIA REMOTA FOCUS
MIND aplicará sua experiência e sua tecnologia para que as normas estabelecidas
no REGULAMENTO INTERNO do Condomínio sejam integralmente atendidas, contando
com a ativa e constante colaboração de todos os Condôminos.
Nosso Aplicativo já está
disponível para utilização e tem como objetivo facilitar o dia-a-dia dos
moradores e visitantes que moram em condomínios com a Portaria Remota da
MinhaPortaria.Com
Para
orientação geral do uso e das funcionalidades, veja nossa série de vídeo-aulas
acessando o seguinte link www.minhaportaria.com/videoaulaapp
Caso
tenha dúvidas, encaminhe por e-mail para app@minhaportaria.com ou ligue
para a nossa central para maiores esclarecimentos.
Segue
abaixo próximos passos para liberação geral do aplicativo:
PASSO 1 = BAIXE O APP = INSTALE O APLICATIVO EM SEU CELULAR USANDO AS RESPECTIVAS
LOJAS E PROCURANDO POR " MINHA
PORTARIA "
•
OU USANDO O QRCODE ACIMA
•
Maiores informações em www.minhaportaria.com/videoaulaapp
PASSO 2 = LOCALIZE A SENHA = Clique em "ESQUECEU SUA SENHA
? "
•
Coloque o email cadastrado no
campo de email do app que será reenviada uma nova senha ao seu email. Caso não
receba, veja na pasta lixo eletronico, caso receba a mensagem de "E-mail
não cadastrado" entre em contato com a portaria e peça para confirmar o
e-mail cadastrado ou cadastre um novo e-mail.
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Observações
·
As funcionalidades associadas ao QRCODE dependem da
instalação dos respectivos leitores de QRCODE no seu condomínio, peça para o
sindico(a) solicitar um orçamento para implantação dos leitores.
Todo tipo de solicitação pode ser encaminhado
através da PORTARIA REMOTA. Por exemplo:
· Caso
queira informar sobre algum problema de ordem técnica ou operacional.
· Caso
tenha que receber alguma encomenda e já queira deixar autorizado o recebimento.
· Caso
queira solicitar algo ao Zelador.
· Caso
pretenda deixar pré-autorizado o acesso de Convidados
para uma festa ou uma reunião em sua Unidade ou no Salão de Festas.
A entrega da Lista de Convidados deverá ser feita com 3 dias
úteis de antecedência. Na Lista deverá constar o nome completo do Convidado e,
desejavelmente, uma senha. NOTAR: Esta lista prévia fará com que os seus
convidados não percam tempo na espera, às vezes na chuva, tendo maior conforto
no seu acesso.
IMPORTANTE – O Acompanhante que não constar da Lista de
Convidados não terá o acesso liberado, sendo obrigado a passar pela rotina de
identificação de um visitante comum.
· Caso
precise atualizar o seu cadastro (alterar ou incluir novo número de celular,
incluir ou excluir pessoas associadas à Unidade; substituir, incluir ou excluir
veículo etc.).
· Caso
necessite um dispositivo de acesso adicional ou substituir um com problema.
ATENÇÃO
· Em caso
de perda do seu dispositivo de acesso (Controle de Garagem ou Chaveiro) informe
SEM DEMORA a PORTARIA REMOTA para que ela providencie o BLOQUEIO IMEDIATO do
mesmo.
· No caso da
dispensa de um Funcionário, informe o fato IMEDIATAMENTE à PORTARIA REMOTA para
que o respectivo acesso seja BLOQUEADO.
· Nos casos
de mudança – seja entrada ou saída – o Zelador deverá ser contatado pelo
Condômino ou Inquilino com, pelo menos, 24 horas de antecedência, para fazer o
planejamento do evento. O ZELADOR cuidará de informar a PORTARIA REMOTA sobre
data e horário da mudança e, no dia, supervisionará e orientará os trabalhos.
MODOS DE
ACESSO AO CONDOMÍNIO
ACESSO NORMAL DE MORADORES E DEMAIS CADASTRADOS
Todos Moradores e seus
Funcionários e Visitantes Constantes terão seus dados pessoais cadastrados,
colhidos os seus registros biométricos (dedo normal e dedo de pânico) e serão
fotografados.
O Usuário cadastrado terá
acesso direto ao condomínio, sem precisar contatar a Portaria Remota, conforme
segue.
ACESSO PELOS PORTÕES DE PEDESTRES
· Os dois
(ou mais) portões de acesso das eclusas possuem dispositivos de controle de
acesso por biometria e chaveiro de proximidade.
· Para o
Usuário cadastrado não há necessidade de chamar a Portaria Remota para entrar
no prédio.
· O Usuário
cadastrado acessará o prédio utilizando o sensor biométrico ou, nos casos
especiais definidos no ato do cadastramento, utilizando o leitor do chaveiro de
proximidade.
E
SE A BIOMETRIA NÃO FUNCIONAR?
· No caso
de insucesso da identificação pelo sistema de biometria ou, nos casos
especiais, de não estar de posse do chaveiro de proximidade, o Usuário deverá
chamar a Portaria Remota, para solicitar a abertura do portão. Neste caso, será
solicitado ao Usuário que informe a palavra-chave
cadastrada, para a validação da sua identidade e a liberação do acesso.
· Se a palavra-chave não for respondida
corretamente, a Portaria Remota fará a certificação junto a outro morador
cadastrado e/ou às imagens armazenadas no sistema de controle de acesso.
ATENÇÃO
· A perda
do chaveiro de proximidade deve ser informada IMEDIATAMENTE à Portaria Remota
para que o mesmo seja bloqueado.
USO DO CHAVEIRO
1 – aproxime
o chaveiro do sensor até ouvir um BIP
2 – retire
o chaveiro antes do segundo BIP
3 – abra
o portão de acesso
Obs.: se o chaveiro for
mantido no sensor pode 2 segundos (2 bips) será acionado o pânico e a central
fará as tratativas
ACESSO PELOS
PORTÕES DE VEÍCULOS
· Os
portões de veículos possuem receptores de sinal de controle remoto de
acionamento.
· O acesso
de veículos é feito mediante o uso do controle remoto Linear, com codificação
individual e à prova de clonagem. O controle remoto de acionamento tem três
botões:
· O botão número
1 acionará o portão EXTERNO;
· O botão
número 2 acionará o portão INTERNO (se possuir);
· O botão
número 3 acionará o PÂNICO.
· IMPORTANTE
– os botões 1 e 2 do controle remoto devem ser pressionados SOMENTE UMA VEZ
durante o ciclo de abertura e fechamento do portão. Ou seja, somente pressione
o outro botão após o portão inicial estar totalmente fechado.
Se
o Usuário pressionar o botão por duas vezes sem que o ciclo de abertura ou
fechamento do portão esteja concluído, o automatizador (comando
eletrônico do motor) fará com que o portão permaneça aberto na posição em que
estava quando do segundo acionamento. Neste caso será necessário pressionar
novamente o botão para que o portão volte a se movimentar.
· ATENÇÃO –
No caso de o Usuário não estar de posse do controle remoto, ele deverá
estacionar o carro em local seguro, sem obstruir portão da garagem, dirigir-se
ao portão de pedestre e solicitar a abertura do portão da garagem, mediante a
utilização da palavra-chave. Se a
palavra-chave não for correta, a
Portaria Remota considerará estar diante de uma situação de pânico e acionará os procedimentos de segurança
pertinentes.
FUNCIONAMENTO
DOS PORTÕES DE GARAGEM
· Os
portões estão programados para fecharem sozinhos, com o objetivo de proporcionar
maior segurança ao Condomínio. Portanto, NÃO SE DEVE PRESSIONAR NOVAMENTE O
BOTÃO do controle remoto com a intenção de fazer o portão fechar.
· Cada
portão tem um sensor que detecta a passagem do veículo e quando completada a
passagem o portão fechará automaticamente, em aproximadamente 6 segundos. Se
durante a subida do portão o veículo não ultrapassar o sensor anticolisão, o portão
permanecerá aberto por mais tempo, cerca de 15 segundos, após o que fechará
sozinho. NÃO HESITE, NÃO SE DISTRAIA, pois isto, provavelmente, resultará em um
acidente.
· Os automatizadores
dos portões também são alimentados por nobreak, para que continuem funcionando
no caso de falta de energia elétrica. Nestas condições, os portões irão abrir e
fechar mais lentamente.
· Os sensores anticolisão
têm por objetivo evitar que o portão feche enquanto o veículo permanecer dentro
do raio de ação do portão. IMPORTANTE – O veículo deverá ficar posicionado na
linha do sensor (sinalizada por uma faixa amarela), fazendo com que ele seja
detectado e a descida do portão bloqueada. A linha de detecção do sensor será
sinalizada com uma faixa amarela para facilitar a sua identificação. CASO O VEÍCULO NÃO FIQUE POSICIONADO SOBRE
ESSA LINHA, NÃO NOS RESPONSABILIZAMOS POR EVENTUAIS RASPÕES OU COLISÕES QUE
POSSAM OCORRER COM O PORTÃO.
TIRE SUAS DÚVIDAS SOBRE O FUNCIONAMENTO DA PORTARIA REMOTA
· QUANDO
USAR O DEDO DE PÂNICO?
O
dedo de pânico deve ser usado quando o Morador estiver sendo coagido a entrar
no prédio por um terceiro ou se suspeitar que a sua segurança está em risco.
ATENÇÃO: use o dedo de pânico nos leitores
externo e interno da clausura.
· QUANDO
USAR O BOTÃO DE PÂNICO DO CONTROLE REMOTO?
O
botão de pânico do controle remoto deve ser usado quando o Morador estiver
sendo coagido a entrar na garagem do prédio por um terceiro ou se suspeitar que
a sua segurança está em risco.
ATENÇÃO:
use o botão de pânico para abrir os portões externo e interno da clausura.
· COMO USAR
O CHAVEIRO DE PROXIMIDADE NUMA SITUAÇÃO DE PÂNICO?
Mantenha
o chaveiro próximo do leitor por um pouco mais de 2 segundos.
ATENÇÃO: proceda deste modo nos leitores
externo e interno da clausura.
· O QUE
ACONTECE NUMA SITUAÇÃO DE PÂNICO?
Quando o
Usuário sinalizar a situação de pânico, a Portaria Remota (1) buscará certificar-se
de que há uma emergência de fato, (2) e, em caso positivo, acionará o COPOM
(190), (3) avisará o Zelador e o Síndico, (4) enviará um SMS de alerta aos
moradores e (5) monitorará pelas câmeras a evolução da ocorrência, inclusive
para orientar a Polícia.
· QUANDO
USAR A PALAVRA-CHAVE?
A palavra-chave será solicitado pela
Portaria Remota para confirmação da identidade nas situações em que o Usuário
cadastrado não conseguir o acesso ao prédio.
· O QUE
FAZER EM CASO DE PERDA OU FURTO DE UM DISPOSITIVO DE ACESSO?
Informe
imediatamente a Portaria Remota para que o mesmo seja bloqueado.
· QUEM
RECEBE AS CORRESPONDÊNCIAS?
As
CORRESPONDÊNCIAS COMUNS serão depositadas pelo Carteiro nas caixas de correio e
serão recolhidas e entregues nas Unidades pelo Zelador. Na entrega de
CORRESPONDÊNCIAS REGISTRADAS a Portaria Remota acionará o Zelador, que a
receberá, registrará no Livro de Protocolo e entregará ao destinatário. Se a
entrega ocorrer na ausência do Zelador, a Portaria Remota ligará para a Unidade
e o Morador ou seu funcionário descerá para recebe-la.
· QUEM
RECEBE JORNAIS E REVISTAS?
Os
jornais e revistas serão depositados pelos entregadores em caixa destinada a
este fim. O Zelador os recolherá e entregará na Unidade. Na ausência do
Zelador, caberá ao Morador retirá-los.
· QUEM
RECEBE ENTREGAS DE VOLUMES DE PEQUENO PORTE E DO TIPO “DELIVERY”?
O
recebimento (encomendas, delivery etc.) e o despacho (para lavanderia etc.)
será feito pelo Morador ou Funcionário da Unidade.
· QUEM
RECEBE ENTREGAS DE VOLUMES DE GRANDE PORTE?
O
recebimento de produto que, por seu tamanho, peso ou natureza especial, obrigue
o ingresso do entregador no prédio, somente poderá ocorrer com o acompanhamento
do Zelador e após a identificação dos entregadores junto à Portaria Remota.
· QUEM DÁ
ENTRADA A UM VISITANTE?
O
Visitante chama a Portaria Remota, que pede autorização ao Morador. Em caso
positivo, abrirá os portões de pedestre.
· E OS
CONVIDADOS DE UMA FESTA OU REUNIÃO?
Se o
Visitante constar de uma Lista de Convidados enviada com antecedência à Portaria
Remota, o seu acesso estará pré-autorizado, sem
necessidade de consulta ao Morador. Com a lista prévia, o acesso do Convidado
será rápido e confortável. ATENÇÃO: O Acompanhante que não constar da Lista
como sendo convidado seguirá a rotina de acesso do visitante comum.
· COMO E
QUANDO O FUNCIONÁRIO DA UNIDADE TEM ACESSO AO PRÉDIO?
Se
o Condômino NÃO CADASTROU o seu Funcionário junto à Portaria Remota, ele
seguirá a rotina de acesso do visitante comum.
Se o Condômino
CADASTROU o seu Funcionário junto à Portaria Remota, ele terá acesso livre nos
dias da semana autorizados. Em dias não autorizados no cadastro, o Funcionário
será submetido à rotina de acesso do visitante comum. IMPORTANTE: Na dispensa
do Funcionário, comunique imediatamente a Portaria para que o seu acesso seja
bloqueado.
· O QUE
ACONTECE NO CASO DE FALTA DE ENERGIA?
O
sistema de acesso (leitores de biometria e chaveiro, interfones, portões etc.)
funcionará normalmente por 4 horas, com a energia fornecida por um conjunto de
nobreaks.
Nos
CORTES PROGRAMADOS de energia por tempo superior à autonomia dos nobreaks, a
Portaria Remota – acionada com antecedência pelo Síndico – disponibilizará uma
equipe para reforçar a autonomia das baterias e/ou para fazer a operação manual
do sistema, até a normalização do fornecimento.
· O QUE
ACONTECE NO CASO DE TRAVAMENTO DO PORTÃO DA GARAGEM?
O Morador
que identificar o problema deverá ligar imediatamente para a Portaria Remota
comunicando o fato. A Portaria Remota acionará o Zelador, se dentro do seu
expediente, para destravá-lo e enviará equipe de manutenção para fazer o
reparo. Fora do expediente do Zelador, um Morador habilitado será convocado.
· COMO O
PRESTADOR DE SERVIÇO DA UNIDADE TEM ACESSO AO PRÉDIO?
CHAMADO
ÚNICO (tipo Net) – A Portaria consulta o Morador e, autorizada, cadastra o
Prestador (dados pessoais e duração estimada do serviço) e abre os portões. Se
em serviço, o Zelador acompanha o Prestador de Serviço à Unidade.
SERVIÇO
PROLONGADO (tipo pintura) – No primeiro dia, a Portaria consulta o Morador e,
autorizada, cadastra o Prestador (dados pessoais, dias e horários de entrada e
saída) e abre os portões. Se em serviço, o Zelador acompanha o Prestador de
Serviço à Unidade. Nos dias seguintes, dentro das condições cadastradas, a
Portaria Remota abre os portões. Se solicitado, o Morador será consultado antes
de cada acesso.
·
Procedimento
- Comunicação de Mudança de Entrada:
O responsável pela
unidade, proprietário ou representante designado pelo mesmo, deverá comunicar a
mudança dos novos condôminos (proprietários ou inquilinos). A comunicação
deverá ser formalizada por e-mail para a Portaria Remota. No momento do
envio da comunicação, além da confirmação da data e do horário previsto para
a mudança, deverão ser enviados o nome completo, o número do documento
de identidade, telefones de contato e e-mail dos novos condôminos. O envio
da comunicação deverá ser feito com no mínimo de 72 (setenta e duas) horas
de antecedência do horário previsto para a mudança.
Após o recebimento
da comunicação, a Portaria Remota deverá contatar o zelador/síndico do
condomínio para verificar se a data informada pelo responsável pela unidade
está disponível para a realização da mudança. A Portaria Remota deverá responder
o e-mail da comunicação recebida com as orientações abaixo. Deverá já enviar
a Ficha Cadastral (Modelo FOCUS MIND - MINHA PORTARIA) para preenchimento
dos novos condôminos.
O representante dos
novos condôminos (proprietários ou inquilinos) deverá efetuar o preenchimento
da Ficha Cadastral (Modelo FOCUS MIND - MINHA PORTARIA) com as informações
dos novos moradores, assinar, digitalizar e enviar por e-mail
para a Portaria Remota. Deverá confirmar a data e o horário da mudança,
bem como fornecer as informações da empresa
que irá efetuar o serviço (Nome completo e CNPJ). Deverá fornecer também o nome
completo e o número do documento de identidade de todos os prestadores de
serviço que entrarão no condomínio para realizar a mudança. O envio da
comunicação deverá ser feito com no mínimo de 48 (quarenta e oito) horas de
antecedência do horário previsto para a mudança.
Após o recebimento
da Ficha Cadastral preenchida, a Portaria Remota deverá efetuar o cadastro
dos novos condôminos. A Portaria Remota deverá responder o e-mail da
comunicação recebida com as orientações abaixo. Deverá já informar o
agendamento para o cadastro biométrico dos novos condôminos, bem como dos
controles de garagem e tags. Os controles de garagem e tags devem ser
apresentados no dia do cadastro biométrico. Já informar o procedimento para a
compra de novos dispositivos (controles de garagem e tags).
As orientações
abaixo devem ser copiadas no e-mail de Confirmação da Mudança que será
enviado aos interessados. Mesmo procedimento que adotamos com os corretores.
- Todos os
prestadores de serviço e respectivos documentos devem constar da comunicação da
mudança. Não será permitida a entrada de pessoas que não estejam previamente
autorizadas;
- Todos os
prestadores de serviço devem apresentar seus respectivos documentos de
identidade, mesmos que foram informados no momento da comunicação da mudança;
- O dia e horário
informados na comunicação devem ser respeitados. Na impossibilidade de
realização da mudança no dia e horário informados, deverá ser feita uma nova
comunicação;
- No dia e no
horário agendado para a mudança, os prestadores de serviço devem efetuar a
liberação de entrada através da portaria principal (entrada de pedestres).
Momento que serão verificados os prestadores previamente autorizados e seus
respectivos documentos de identificação;
- A entrada de toda
mudança se dará pela Garagem do Subsolo. A responsabilidade pelo acompanhamento
e acionamento dos portões será da unidade demandante. Acionamento tanto para
entrada dos prestadores quanto na saída dos mesmos. Moradores com vaga na
garagem do subsolo utilizarão o seu próprio controle. Moradores com vaga
somente no térreo. Deverão contar a Portaria Remota em cada entrada e saída de
prestador de serviço envolvido com a mudança;
- Horários
permitidos para realização de mudanças VALIDE COM OS RESPONSÁVEIS DO SEU
CONDOMÍNIO
CONSIDERAÇÕES
FINAIS
Esta cartilha é destinada exclusivamente a este
Condomínio, não devendo ser adaptado a outro prédio, pois sua eficácia ficará
comprometida. Este trabalho foi desenvolvido EM CARÁTER DE TOTAL EXCLUSIVIDADE
E SIGILO, não sendo indicada neste documento qualquer informação da localização
do edifício. Todas as informações consideradas sensíveis permanecerão única e
exclusivamente lavradas neste documento.
Pelas mesmas razões de segurança, recomenda-se
enfaticamente que os Condôminos NÃO DIVULGUEM ESTE DOCUMENTO – nem parcialmente
– PARA TERCEIROS.
A PORTARIA REMOTA FOCUS MIND é responsável pela
proteção da área interna do Condomínio, mediante a triagem e o controle do
acesso de pessoas ao prédio e através do monitoramento da proteção periférica
do imóvel (cerca elétrica e sensores infravermelhos).
Embora mantenhamos câmeras monitorando as calçadas
em frente ao Condomínio, a responsabilidade pela segurança no ambiente externo
cabe às Autoridades Públicas. Do mesmo modo, elas são as responsáveis por
assumir a solução de ocorrências de natureza policial, e de outras emergências,
no interior do Condomínio. Nestes casos, a obrigação da equipe da PORTARIA
REMOTA é acionar tempestiva e prioritariamente os órgãos públicos.
Entendemos que a segurança não é uma ciência
exata. As novas tecnologias, ao mesmo tempo em que trazem resultados benéficos,
podem gerar resistências à sua aplicação. Mas, é fundamental salientar que,
para alcançarmos êxito em NOSSA PARCERIA, as recomendações e os procedimentos
descritos neste documento devem ser rigorosamente respeitados. Dentre eles,
destacamos a fundamental INTEGRAÇÃO e o imprescindível RESPEITO MÚTUO entre
CONDÔMINOS e PROFISSIONAIS da FocusMind.
Contamos com a colaboração e participação de todos
para o sucesso do projeto.
Nós, da FOCUS MIND TECNOLOGIA EM SEGURANÇA,
trabalharemos para sua tranquilidade.
MANTRA OPERACIONAL
Por Walter Uvo – Diretor de Operações (2015)
“.... Não posso garantir que eu ou a Operação FocusMind não vai errar,
porem todos os erros que TIVERMOS CONHECIMENTO, assumiremos, nos
comprometeremos, seremos extremamente rigorosos e atuaremos para evitar que o
mesmo erro se repita DA MESMA FORMA...”